メール署名テンプレート12例｜コピペで使える社外・社内・士業・英文の書き方（チャットでの使い分けも）

メールの最後に入れる署名は、毎回目にするのに、作るときはどう書けばよいか迷うものです。Canva などにはデザインされた署名の素材がたくさんありますが、ビジネスのメールで実際に使われるのは、文字だけの、短くて情報が揃った署名です。

この記事では、そのままコピーして使えるメール署名のテンプレートを 12 例紹介します。あわせて、入れる項目と入れない方がよい項目、Gmail・Outlook での設定、署名機能の無いチャットでの使い方、会社や事務所で署名を揃える方法をまとめます。

署名に入れる項目

区切り線（―― や ━━）は、本文と署名の境目を分かりやすくするために入れます。記号の種類は好みで構いませんが、長すぎる装飾は避けると、スマホで読んだときに崩れません。

コピーして使える署名 12 例

{ } の部分を書き換えて使ってください。

① 社外向けの基本形

――――――――――――――――――
{会社名}
{部署名} {役職}
{氏名}（{ふりがな}）

〒{郵便番号} {住所}
TEL: {電話番号}　FAX: {FAX番号}
Mail: {メールアドレス}
Web: {URL}
――――――――――――――――――

② シンプル版（3 行）

返信が続くやりとりや、2 回目以降のメールに。

――
{会社名} {氏名}
TEL: {電話番号} / Mail: {メールアドレス}

③ 部署・窓口の代表

個人ではなく、部署や問い合わせ窓口として送るときに。

――――――――――――――――――
{会社名}
{窓口名 例: カスタマーサポート窓口}
受付時間: {平日 9:00〜18:00}
TEL: {電話番号}　Mail: {メールアドレス}
――――――――――――――――――

④ 士業事務所（資格・登録番号入り）

税理士・社会保険労務士・行政書士・司法書士などの資格者として送るときの形です。資格名と所属会・登録番号を入れておくと、初めての相手にも資格者からのメールであることが伝わります。最後に、誤送信のときのお願いを添える事務所も多くあります。

――――――――――――――――――
{事務所名}
{資格名} {氏名}（{ふりがな}）
{所属会} 登録番号 第{登録番号}号

〒{郵便番号} {住所}
TEL: {電話番号}　FAX: {FAX番号}
Mail: {メールアドレス}
Web: {URL}
――――――――――――――――――
本メールには守秘義務の対象となる情報が含まれる場合があります。
宛先に心当たりのない場合は、お手数ですが削除のうえご連絡ください。

⑤ 社内向け（2 行）

――
{部署名} {氏名}（内線 {内線番号}）

⑥ チャット・返信用の 1 行

Chatwork・LINE WORKS・Slack・Teams のメッセージや、短い返信の末尾に。

{会社名} {氏名}（{電話番号}）

⑦ 英文

--
{Name}
{Title}, {Company}
{Address}
Tel: +81-{Phone}
Email: {Email}
Web: {URL}

電話番号は国番号（日本は +81）を付け、市外局番の先頭の 0 を省きます。例: 03-1234-5678 → +81-3-1234-5678。

⑧ 不在のお知らせ入り

――――――――――――――――――
{会社名}
{氏名}
TEL: {電話番号}　Mail: {メールアドレス}
――――――――――――――――――
※{期間}は{理由 例: 休暇}のため不在にしております。
　お急ぎの場合は{代理の担当者名}（{代理の連絡先}）までご連絡ください。

⑨ 移転のお知らせ入り

――――――――――――――――――
{会社名}
{氏名}

【{移転日}より移転いたしました】
新住所: 〒{郵便番号} {新住所}
TEL: {新しい電話番号}
Mail: {メールアドレス}
――――――――――――――――――

⑩ 年末年始の休業のお知らせ入り

――――――――――――――――――
{会社名}
{氏名}
TEL: {電話番号}　Mail: {メールアドレス}
――――――――――――――――――
【年末年始の休業のお知らせ】
{開始日}〜{終了日}は休業いたします。
休業中のお問い合わせは、{再開日}以降に順次ご返信いたします。

⑪ イベント・採用の告知入り

――――――――――――――――――
{会社名}
{部署名} {氏名}
TEL: {電話番号}　Mail: {メールアドレス}
――――――――――――――――――
▼ {告知の見出し 例: 〇月〇日 無料セミナー開催}
{URL}

告知は 1〜2 行にとどめます。署名が長くなると、本文より目立ってしまいます。

⑫ 誤送信のお願い（免責文）入り

――――――――――――――――――
{会社名}
{部署名} {氏名}
TEL: {電話番号}　Mail: {メールアドレス}
――――――――――――――――――
このメールは、宛先の方に送信したものです。
誤って受信された場合は、お手数ですが削除のうえ、送信者までお知らせください。

Gmail・Outlook での設定

Gmail

1. 右上の歯車 →「すべての設定を表示」
2. 「全般」タブの「署名」で「新規作成」を押し、名前を付けて署名を貼り付ける

3. 「署名のデフォルト設定」で、新規メール用と返信・転送用の署名を選ぶ
4. 画面下の「変更を保存」

署名は複数作れます。メールを書いているときに、作成画面の下にあるペンのアイコンから切り替えられます。

Outlook

Web 版と Windows の新しい Outlook の場合です（Mac 版は「Outlook」メニュー →「設定」→「署名」）。

1. 「設定」→「アカウント」→「署名」
2. 「新しい署名」を押し、名前を付けて署名を貼り付ける
3. 「既定の署名」で、新規メール用と返信・転送用の署名を選んで保存

署名機能が無い場所では毎回手で打っている

Gmail や Outlook には署名の機能がありますが、仕事で文章を送る場所はメールだけではありません。

• Chatwork・LINE WORKS・Slack・Teams のメッセージ
• 問い合わせフォームや予約サイトの管理画面からの返信
• スマホのメールアプリ（パソコンと別に設定が必要なものが多い）

こうした場所では、署名を毎回手で打つか、どこかからコピーして貼ることになります。署名の内容が変わったとき（電話番号の変更、移転、年末年始の休業）は、メールソフトの設定とは別に、自分のメモも直さなければいけません。

会社・事務所で署名を揃える

署名は、人によって項目の順番や書き方がバラバラになりがちです。移転や電話番号の変更のときに、全員が自分の署名を直したかを確かめるのも手間です。

揃えるには、会社として正しい署名の原本を 1 か所に置き、全員がそこから使う形にするのが確実です。原本を直せば、次に使うときから全員が新しい署名になります。

まとめ

• 署名は文字だけで 4〜6 行。会社名・氏名・電話・メールアドレスが揃っていれば十分
• 新規メールは基本形、返信は短い署名、チャットは 1 行と使い分ける
• 資格者として送るときは、資格名と所属会・登録番号を入れる。職員は資格者と誤解されない書き方にする
• 会社や事務所で揃えるなら、正しい原本を 1 か所に置き、全員がそこから使う